Organizacja przez Uniwersytet Jagielloński zajęć, zaliczeń czy egzaminów w formie online wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w tym z przetwarzaniem wizerunku osób, których dane dotyczą (zarówno studentów jak i pracowników Uniwersytetu).
Organizacja przez Uniwersytet Jagielloński zajęć, zaliczeń czy egzaminów w formie online wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w tym z przetwarzaniem wizerunku osób, których dane dotyczą (zarówno studentów jak i pracowników Uniwersytetu).
Uniwersytet Jagielloński posiada podstawę prawną do kontroli przebiegu i rejestracji weryfikacji efektów uczenia się określonych w programie studiów. Wynika to z art. 76 a ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Pomimo tego, że przepisy ww. ustawy wyraźnie wskazują, że uczelnie mogą przeprowadzać zaliczenia i egzaminy online oraz rejestrować ich przebieg to koniecznym przy przetwarzaniu danych osobowych w procesie zdalnego nauczania jest uwzględnienie zasady „minimalizacji” danych osobowych wynikającej z art. 5 RODO - czyli należy przetwarzać dane osobowe adekwatnie do celu w jakim zostały pozyskane. Zatem przed podjęciem decyzji o rejestracji np. egzaminu należy upewnić się, że jest to niezbędne do weryfikacji efektów uczenia się.
Wysokim ryzykiem obarczone jest rejestrowanie wizerunku w trackie zaliczeń czy egzaminów online. W związku z powyższym koniecznym jest podjęcie dodatkowych środków ostrożności związanych z przetwarzaniem tej kategorii danych osobowych. Należy mieć na uwadze, że jeśli nie zostaną wdrożone odpowiednie środki techniczne w celu zabezpieczenia nagrania (np. błędna konfiguracja oprogramowania) to Uniwersytet Jagielloński jako administrator danych może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, jak również z tytułu naruszenia dóbr osobistych określonych w kodeksie cywilnym.
Przetwarzanie danych osobowych online, w tym wizerunku generuje ryzyko możliwości nagrania zajęć, zaliczenia i egzaminu przez uczestników tego procesu. Jest to ryzyko, którego nie można uniknąć. W związku z powyższym bardzo istotnym jest zintensyfikowanie działań minimalizujących właśnie to ryzyko.
Ryzyko można minimalizować wskazanymi poniżej działaniami:
a) obligatoryjnym korzystaniem z oprogramowania dostarczanego przez Uniwersytet Jagielloński;
b) konfigurowaniem transmisji online zgodnie z wytycznymi jednostek informatycznych (CZN, DIS, DUI);
c) udziałem w szkoleniach organizowanych przez jednostki IT dotyczących zdalnego nauczania i bezpiecznego wykorzystania w tym procesie systemów informatycznych;
d) dopuszczaniem do procesów zdalnych tylko osób, których tożsamość można zweryfikować;
e) w miarę możliwości nie upubliczniać linków do zajęć, zaliczeń i egzaminów;
f) informować uczestników o rejestrowaniu transmisji online zaliczeń i egzaminów oraz o tym, że przechowywanie i rozpowszechnianie przez nich nagrań z transmisji może stanowić naruszenie ochrony danych osobowych, a także być niezgodne z przepisami prawa cywilnego i karnego;
g) przechowywać nagrania wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia zamierzonego celu (w przypadku egzaminów i zaliczeń w formie zdalnej nagranie należy usunąć po upływie 14 dni od dnia egzaminu lub zaliczenia);
h) przechowywać nagrania w formie zaszyfrowanej.
i) bez zbędnej zwłoki zgłaszać wszystkie wątpliwości lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych.
