Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło następujące pytanie: Uczelnia, zamierza utworzyć Biuro ds. Obsługi Osób Niepełnosprawnych. Do zadań biura ma należeć wspieranie studentów w trudnych sytuacjach życiowych, w tym udzielenie pomocy materialnej bądź pomocy psychologicznej. Czy właściwą przesłanką przetwarzania danych osobowych będzie zgoda?
Administrator danych może przetwarzać dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy posiada podstawę prawną do ich przetwarzania. RODO (rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych) określa podstawy przetwarzania danych osobowych w art. 6 oraz w art. 9 RODO. Jako jedne z podstaw przetwarzania danych osobowych RODO wskazuje obowiązek prawny ciążący na administratorze danych, czy zgodę osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie jej danych osobowych.
Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej jako UODO) „jednym z praw studenta jest możliwość ubiegania się o przyznanie pomocy materialnej. W art. 86 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2021 r. poz. 478 z późn. zm.) zostały wskazane formy tej pomocy tj. stypendium socjalne; stypendium dla osób niepełnosprawnych; zapomoga; stypendium rektora; stypendium finansowane przez jednostkę samorządu terytorialnego; stypendium za wyniki w nauce lub w sporcie finansowane przez osobę fizyczną lub osobę prawną niebędącą państwową ani samorządową osobą prawną.”
Podsumowując powyższe UODO stwierdza, że „właściwą przesłanką przetwarzania danych zwykłych w przypadku prowadzenia postępowania w celu przyznania pomocy materialnej studentowi przez uczelnię jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w przypadku danych szczególnej kategorii jest art. 9 ust. 2 lit. g RODO w powiązaniu z art. 86 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce.”
UODO odnosi się też w swoich wytycznych do drugiej części pytania dotyczącej pomocy psychologicznej dla studenta, a co za tym idzie również przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii określonych w art. 9 ust. 1 RODO, czyli danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanych danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.
UODO wskazuje, że „w związku ze świadczeniem pomocy psychologicznej studentom oraz pomagania w trudnych sytuacjach życiowych wskazać należy, że Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych z 4 maja 2020 r. dotyczących zgody wskazała, że administratorzy, chcąc przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, w pierwszej kolejności powinni zbadać konkretne wyjątki przewidziane w art. 9 ust. 2 lit. b–j RODO. Jeżeli żaden z nich nie będzie miał zastosowania, wówczas jedyną możliwą przesłanką uprawniającą do przetwarzania takich danych jest uzyskanie wyraźniej zgody, spełniającej przewidziane w RODO warunki (wytyczne dostępne są na stronie Europejskiej Rady Ochrony Danych tutaj. ).
Wobec powyższego zanim administrator podejmie decyzję, aby opierać przetwarzanie szczególnych kategorii danych na zgodzie, powinien wcześniej dokonać analizy innych przesłanek.”
