Na łamach cyklicznie udostępnianej w formie newslettera publikacji „RODO – rewolucja czy ewolucja…?” będziemy przybliżać Państwu zagadnienia z zakresu administrowania danymi osobowymi, bezpieczeństwa ich przetwarzania i ochrony tak, by 25 maja 2018 r. nowe zasady ochrony danych osobowych nie budziły żadnych wątpliwości. 

Podstawy przetwarzania danych osobowych przewidziane są w art. 6 RODO. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego
  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Wybrane podstawy przetwarzania danych osobowych w Uniwersytecie Jagiellońskim:

• Zgoda osoby, której dane dotyczą – ma zastosowanie np. w przypadkach: kandydatów na studia (zgoda na udział w procesie rekrutacji), absolwentów (zgoda na udział w badaniu losów absolwentów, zgoda na udostępnienie danych na wniosek osób trzecich, np. potencjalnego pracodawcy, w celu weryfikacji wykształcenia zdobytego w UJ), zgoda studenta na udział w szkoleniu (nie związanym z tokiem studiów), zgody uczestników konferencji, seminariów, badań naukowych, badań klinicznych, uczestników projektów;
• Ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym oraz rozporządzenie Ministra Nauki
  i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów – na podstawie tych aktów prawnych przetwarzamy dane studentów, ale tylko te związane z tokiem studiów, a na podstawie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym także dane osobowe pracowników;
• Ustawa o bibliotekach – na podstawie tej ustawy przetwarzamy w Uniwersytecie Jagiellońskim dane czytelników. Z ustawy o bibliotekach wynika ciążący na bibliotece obowiązek chronienia materiałów bibliotecznych – aby móc go zrealizować, biblioteka musi uzyskać od czytelnika dane w takim zakresie, który umożliwi jej odzyskanie udostępnionych zbiorów;
• Kodeks pracy – na podstawie Kodeksu pracy przetwarzamy w Uniwersytecie dane pracowników.

Należy pamiętać, że dane przetwarza się na podstawie zgody albo jednej z przesłanek ustawowych. Zatem jeśli przetwarzane są dane studenta dotyczące toku studiów w celu jego dokumentacji, to przesłanką tego przetwarzania jest Ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym oraz rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. W tym przypadku nie należy zbierać od studentów zgód na przetwarzanie ich danych. Zgodę studenta należy uzyskać w przypadku zamiaru przetwarzania jego danych do celów nie związanych z tokiem studiów (np. udział w szkoleniu, udział w konkursie, etc.).

1. Czy wiesz, jakie są podstawy przetwarzania danych osobowych przewidziane w RODO?

2. Czy wiesz, jakie są podstawy przetwarzania danych osobowych w Uniwersytecie Jagiellońskim?