Na łamach cyklicznie udostępnianej w formie newslettera publikacji „RODO – rewolucja czy ewolucja…?” będziemy przybliżać Państwu zagadnienia z zakresu administrowania danymi osobowymi, bezpieczeństwa ich przetwarzania i ochrony tak, by 25 maja 2018 r. nowe zasady ochrony danych osobowych nie budziły żadnych wątpliwości. 

Zgoda osoby, której dane są przetwarzane w Uniwersytecie Jagiellońskim, jest jednąz podstaw przetwarzania danych osobowych.

W Uniwersytecie Jagiellońskim na podstawie zgody przetwarzane są między innymi dane następujących kategorii osób:

• kandydatów na studia (w systemie ERK wyrażają zgodę na przetwarzanie danych
• w celu rekrutacyjnym),
• absolwentów (zgoda na badanie losów absolwentów i ich kariery, zgoda na weryfikację/przekazanie danych potencjalnym pracodawcom),
• uczestników badań klinicznych,
• uczestników badań naukowych,
• uczestników projektów,
• uczestników konferencji, szkoleń, seminariów.

RODO definiuje zgodę jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Również motyw 32 RODO podkreśla, że zgoda powinna być wyrażona dobrowolnie, świadomie i jednoznacznie. Może ona mieć na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej, na wyborze ustawień technicznych do korzystania z usług społeczeństwa informacyjnego lub też na innym oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Jak wynika z motywu 42 RODO, aby wyrażenie zgody było świadome, osoba, której dane dotyczą, powinna znać przynajmniej tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania danych osobowych.

Aby zgoda była skuteczna, dodatkowo musi być wyrażona w odpowiednich warunkach, które określa art. 7 RODO:

• jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, Uniwersytet Jagielloński (ADO) musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych jej dotyczących,
• jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraża zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie oraz jasnym i prostym językiem,
• oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, uwzględnia się, czy między innymi od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę.

Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.

Obowiązek informacyjny

W stosunku do osób, których dane Uniwersytet Jagielloński gromadzi i przetwarza, musi wywiązać się jako ADO z obowiązku informacyjnego. Obowiązek ten jest niezależny od podstawy przetwarzania danych osobowych w danym przypadku.

W przypadku Uniwersytetu klauzula informacyjna powinna zawierać między innymi:

• informację o tożsamości ADO – czyli: Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków,
• dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
• cele przetwarzania danych,
• podstawę prawną przetwarzania danych,
• informacje o odbiorcach danych (udostępnienie lub powierzenie danych),
• informacje o przekazywaniu danych do krajów trzecich poza EOG,
• informacje dotyczące okresu przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu – np. archiwizacja 50 lat, czas trwania rekrutacji na studia, 5 lat w przypadku badania losów absolwentów, czas trwania konferencji,
• informacje o prawie do żądania od Uniwersytetu (ADO) dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych,
• informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• informacje o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego (zgodnie
  z projektem ustawy o ochronie danych osobowych opracowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
• informacje o tym, że podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

1. Czy wiesz, jakie są warunki skutecznego pozyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
2. Czy wiesz, jakie informacje powinna zawierać klauzula informacyjna?